W naszym prawie występuje jeden rodzaj faktury, który to nie jest de facto fakturą. Mowa tu naturalnie o fakturze pro forma, która może być stosowana w kilku przypadkach. Nie rodzi ona absolutnie żadnych konsekwencji w postaci księgowania ani konieczności odprowadzania podatków. Kiedy ją wykorzystujemy?
Pierwsza opcja: oferta handlowa
Zarówno klienci, jak i banki i firmy leasingowe finansujące zakupy, bardzo często wymagają oferty w postaci faktury proforma. W niektórych przypadkach, kiedy bardziej skomplikowane jest zamówienie, faktura proforma staje się uzupełnieniem pełnej specyfikacji. W każdej takiej fakturze muszą znaleźć się właściwie wszystkie informacje, które możemy znaleźć w Fakturze VAT. Jedyną różnicą jest nagłówek.
Druga możliwość: podstawa do zapłaty za przyszłą fakturę
Wielu z nas zakupujących różnego rodzaju produkty skrojone na miarę, które są przygotowywane wcześniej, miało do czynienia z przedpłatą akonto przyszłej faktury. W tym przypadku również można zastosować fakturę pro forma, która to jest przy zastosowaniu odpowiednich zapisów przypomnieniem o zapłacie. Szczególnie ważne jest to dla klientów objętych pełną księgowością, którzy każdy przelew i wydatek muszą udokumentować. Zastosowanie faktury pro forma pozwala na legalne wpłacenie pieniędzy na konto dostawcy co najmniej kilka dni przed wystawieniem faktury właściwej. W tym przypadku również musi zostać zachowana struktura typowa dla faktury ze szczególnym naciskiem na przedmiot sprzedaży, który to musi być możliwie dokładnie opisany a także potrzeba konkretnego terminu zapłaty wraz z informacją, że w momencie zapłaty zostanie wystawiona faktura VAT.